Dokumentenmanagement Software

Beim elektronischen Dokumentenmanagement steht die durchgängige Optimierung aller dokumentenbasierten Geschäftsprozesse im Vordergrund. Ziel ist eine effizientere Arbeitsweise im Tagesgeschäft.

Durch den Einsatz einer Dokumentenmanagement Software lässt sich z.B. das Papieraufkommen drastisch verringern. Sämtliche Dokumente, die bspw. in Warenwirtschaft und Produktion eines Unternehmens anfallen, kann der Anwender mit Hilfe der DMS Software digitalisieren und elektronisch archivieren bzw. von vornherein elektronisch erzeugen: egal, ob es sich dabei um Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder etwa maschinenbezogene Dokumenten wie Bedienungsanleitungen handelt.

Für das Anwenderunternehmen, das eine DMS Software einsetzt, entstehen erhebliche Vorteile in Bezug auf Arbeitsgeschwindigkeit, Prozessoptimierung, Gewinnsteigerung und Rechtssicherheit:

• Das Wiederfinden von Dokumenten gestaltet sich erheblich einfacher als bei einer Suche von Papierdokumenten im Aktenschrank oder Ordner. Geeignete integrierte Suchfunktionen bilden hierfür die Voraussetzung.

• Bietet die Dokumentenmanagement Software die entsprechende Funktionalität, so werden eingehende Dokumente wie z.B. E-Mails automatisch an den entsprechenden Stellen im System abgelegt. Die Dokumente sind dann direkt mit den relevanten Prozessen oder den entsprechenden Adressen verknüpft. Für den Anwender entstehen Zeit- und Kostenersparnisse.

• Der manuelle Aufwand kann stark reduziert werden z.B. durch das Wegfallen von per Handdurchgeführten Arbeiten wie Lochen und Abheften von Dokumenten. Die genannten Aspekte beim Suchen und Finden reduzieren den Arbeitsaufwand ebenso und tragen zu einer erheblichen Zeitersparnis bei.

• Zeit- und Kostenersparnis führen letztlich zu einer Gewinnsteigerung im Unternehmen. Ein Argument, das vor allem Geschäftsführern und Vorständen Anklang findet, und somit häufig ein wesentlicher Motivationsgrund für die Einführung einer Dokumentenmanagement Software ist.

• Die gestiegenen rechtlichen Anforderungen, etwa an die revisionssichere Archivierung von Dokumenten, lassen sich bei entsprechender Anwendung mit einer hierfür geeigneten DMS Lösung erfüllen. Der Unternehmer minimiert rechtliche Risiken und beugt Sanktionen vor.

Durch die Einführung einer Dokumentenmanagement Software kann bei optimaler Anwendung somit ein abteilungsübergreifender Nutzen für den Betrieb entstehen. Für die Auswahl des DMS Systems gilt es jedoch eine Reihe an Kriterien ausführlich zu prüfen. Die Flexibilität der Software und die Integration der Themen CRM, ERP oder Warenwirtschaft in die Dokumentenmanagement Software können hierbei erste Anhaltspunkte darstellen.